Se le recuerda a los representantes legales u ordenadores del gasto que ustedes son los responsables de los procesos de rendición a este ente de control, para lo cual se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución 143 de 2017, modificatoria de las resoluciones 337 de 2016 y 254 de 2013, así como las precisiones realizadas mediante la circular 014 de 2017, principalmente, lo siguiente:
- Los responsables de la rendición, ante este organismo de control, son los representantes legales. (Artículo segundo, Resolución 143 de 2017).
- Se considera no presentada la cuenta o informe cuando no cumpla, entre otros, con la fecha de presentación (Artículo tercero, Resolución 143 de 2017).
- Es parte integral de la rendición el registro fiel de las diferentes transacciones y actuaciones, por lo cual, cada contrato deberá estar alimentado por la diversas novedades registradas durante cada mes de rendición, así como el registro oportuno de los movimientos presentados en la cascada de recursos públicos, también de cada mes. (Resolución 143 de 2017; Artículos tercero, sobre la inobservacia de los requisitos; y cuarto, sobre el contenido de la cuenta).
- La rendición de la contratación a reportar por SIA OBSERVATORIO se debe realizar máximo hasta el tercer día hábil del mes siguiente a rendir. (Ver resolución 337 de 2017, artículo 20).
- Solo se concederán prórrogas, eximidas de una posible sanción, a quienes justifiquen la imposibilidad de realizar la rendición oportuna por causas de fuerza mayor, para lo cual se debe tener en cuenta que de ninguna manera se podrá considerar como causal de fuerza mayor, a la falta de planeación, ni a una inadecuada administración, ni mucho menos al incumplimiento de las funciones de un funcionario o de un contratista, sino que al respecto, se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 65 del Código Civíl y con el artículo 1 de la ley 95 de 1890. También es necesario tener en cuenta, al respecto de la argumentación invocando el caso fortuito o la fuerza mayor, la jurisprudencia al respecto.
Independientemente a la fecha que aparezca en SIA OBSERVATORIO o en cualquier otra plataforma de rendición, se debe rendir dentro del término establecido en la resolución 337 de 2017 o la que la modifique o sustituya.
En caso de no registrar la rendición oportunamente, se debe solicitar prórroga, a través del medio establecido para cada plataforma, pero el otorgamiento de la prórroga no exime de la posible sanción por el incumplimiento, para lo cual se debe tener presente que la sanción corresponde a una suma entre 1 y 5 salarios del representante legal u ordenador del gasto.