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1. ¿Cómo beneficia la Contraloría Departamental a los habitantes del Tolima? ‎

Está encargada de controlar los recursos públicos, que se le entregan a las entidades para su ejecución. El presupuesto que se le da a cada entidad, ejecutadas en obras que pueden ver todos los ciudadanos.

2. ¿Cómo interponer derechos de solicitud y/o petición, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y demás solicitudes?

 

 

  • Con una comunicación escrita radicada en la ventanilla Única de la Contraloría Departamental del Tolima, calle 11 carrera 3 centro Ibagué.

 

  • En nuestro Buzón de Sugerencias ubicado en la Contraloría Departamental del Tolima (Oficina de Secretaría Común, primer piso Gobernación del Tolima calle 11 carrera 3 y en el séptimo piso).

 

  • Por medio de un Correo electrónico a la Direccion de Participación Ciudadana Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

 

  • Telefónicamente, comunicándose a la línea (57 + 8) 261 1167 Ext. 100, 106 y 109

 

3. ¿Cómo solicitar acompañamiento para realizar una veeduría o capacitación en control fiscal? ‎

El acompañamiento se requiere a través de nuestros canales existentes o en la ventanilla Única de la Contraloría Departamental del Tolima ubicada en el primer piso de la gobernación del Tolima carrera 3 con calle 11 haciendo la entrega de la solicitud del servicio.

4. ¿Cuál es el alcance de control de la Contraloría Departamental del Tolima?

Vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del Departamento del Tolima.

La vigilancia de la gestión fiscal está orientada a establecer si las diferentes operaciones, transacciones y acciones jurídicas, financieras y materiales en las que dicha gestión se traduce, se cumplen de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes, los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contralor General, los criterios de eficiencia y eficacia aplicables a las entidades que administran recursos públicos y, finalmente, los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen, en un período determinado, las metas y propósitos inmediatos de la administración.

Que dicho control se ejerce con un doble carácter, posterior y selectivo. Esto es, que la vigilancia se cumple respecto de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos que son objeto de control y de los resultados obtenidos por los mismos, mediante un procedimiento técnico de elección de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones y actividades que permitan obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.

5. ¿Cuál es la función de la Contraloría Departamental del Tolima?

La Contraloría Departamental del Tolima  es un organismo de control encargado de ejercer la vigilancia de la gestión fiscal del Departamento del Tolima  y sus Entidades Descentralizadas y de los particulares que administren recursos públicos, de carácter técnico, dotada de autonomía administrativa, contractual y presupuestal No tendrá funciones administrativas diferentes a las que se desprenden del manejo de su propia organización.

6. ¿Qué es control fiscal?

Es la función pública que ejerce las Contralorías del País, de vigilar la gestión fiscal de la administración  y de los particulares o entidades que manejen los dineros de la nación. Gestión Fiscal: es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración y su custodia.

7. ¿Qué preguntas le puede hacer un ciudadano a la Contraloría Departamental del Tolima?

El ciudadano puede preguntar por las acciones y resultados de las entidades del estado. En este caso las entidades del Tolima.

8. ¿Quién controla a la Contraloría Departamental del Tolima?

Auditoría General de la República y  Contraloría General de La República.

9. ¿Qué es una Contraloría Territorial?

Son entidades técnicas dotadas de autonomía administrativa, presupuestal y contractual encargadas de la vigilancia de la gestión fiscal de los respectivos territorios.

10.¿Cómo se ubica en la estructura del Estado?

La Contraloría Territorial es la representación de la Contraloría General de la República a nivel territorial la cual es uno de los órganos de control del Estado, al lado del Ministerio Público.

11. ¿El Contralor Departamental puede ser reelegido?

En ningún caso el Contralor Departamental será reelegido para el período inmediato ni podrá continuar en el ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo.

12. ¿Quien determina la estructura y planta de personal de las contralorías departamentales?

Es atribución de las Asambleas Departamentales, en relación con las respectivas Contralorías, determinar su estructura, planta de personal, funciones por dependencias y escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleo, a iniciativa de los contralores.

13. ¿Quién no puede ser elegido contralor?

  1. Haya sido miembro de los Tribunales que participaron en su postulación, dentro de los tres años anteriores;
  2. Durante el último año haya ocupado cargo público del orden departamental, distrital o municipal, salvo la docencia;
  3. Sea o haya sido miembro de la Asamblea en el último año;
  4. Estarán igualmente inhabilitados quienes en cualquier época hayan sido condenados penalmente a pena privativa de la libertad, excepto por delitos políticos o culposos.

No se podrá nombrar en ningún cargo de la Contraloría a los Diputados, a los Magistrados que hubieren intervenido en la postulación, elección del Contralor, ni al cónyuge, compañero o compañera permanente de los mismos, ni a sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. La infracción de lo dispuesto en este artículo constituye causal de mala conducta.

Quien haya ocupado en propiedad el cargo de Contralor Departamental no podrá desempeñar empleo oficial alguno en el respectivo departamento, salvo la docencia, ni ser inscrito como candidato a cargos de elección popular, sino un año después de haber cesado en sus funciones.

14. ¿Ante quien toman posesión los Contralores departamentales?

Los Contralores Departamentales tomarán posesión de su cargo ante la Asamblea Departamental. Si ésta no estuviese reunida, lo harán ante un Tribunal de la entidad territorial y en el evento de vacancia judicial ante el Gobernador y, en el último caso, ante dos testigos.

15. Información para reportar la urgencia manifiesta y calamidad pública

Se explica a los sujetos de control o usuarios lo estipulado en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1523 de 2012, además se informa los documentos que deben anexarse al momento de remitir al ente de control las mencionadas situaciones administrativas, así:

  • Copia del Acto Administrativo que ordena la urgencia manifiesta.
  • Acta del Consejo Municipal del Riesgo de Desastres del municipio
  • Planilla de asistencia al Consejo Municipal de riesgos
  • Registro fotográfico que evidencie las afectaciones argumentadas dentro de la urgencia manifiesta y las medidas tomadas mediante la contratación.
  • Copia de los contratos suscritos en virtud a la urgencia manifiesta.
  • Anexos del contratista (Hoja de vida en formato de la función pública, debidamente diligenciado, antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales, NIT, aportes a seguridad social, certificación de que el contratista no se encuentra incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en el Artículo 8 y siguiente de la Ley 80 de 1993)
  • Certificados de Disponibilidad Presupuestal correspondientes
  • Certificados de Registro Presupuestal correspondientes.

16. Documentos requeridos para contratar con el ente de control para persona jurídica y persona natural

Persona Natural

  1. Carta de presentación de la propuesta
  2. Propuesta técnica y económica
  3. Formato único de hoja de vida de SIGEP persona natural y/o jurídica
  4. Soportes y certificaciones que acreditan experiencia e idoneidad
  5. Fotocopia del RUT
  6. Declaración juramentada de bienes y rentas persona natural
  7. Certificación de encontrarse al día con el pago de los aportes a seguridad Social
  8. Certificado de Antecedentes Fiscales – Persona natural y persona jurídica
  9. Certificado de Antecedentes Disciplinarios -Procuraduría- Persona Natural y jurídica.
  10. Fotocopia de Antecedentes de Policía persona natural y jurídica.


Persona Jurídica

  1. Carta de Presentación de la propuesta
  2. Propuesta económica
  3. Formato único de la Hoja de vida formato SIGEP, con soportes que acrediten la experiencia
  4. Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal y persona jurídica
  5. Certificado de antecedentes fiscales del representante legal y persona jurídica
  6. Certificado de antecedentes judiciales del representante legal
  7. RUT

17. ¿Qué significa auditoría gubernamental?

Es un proceso sistemático mediante el cual la Contraloría, aplicando los sistemas de control fiscal, evalúa la gestión y los resultados de las entidades vigiladas durante un periodo determinado, con el fin de establecer el cumplimiento de los principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales, en la prestación de los servicios o provisión de bienes a su cargo.  

18. ¿Cuál es la finalidad de la auditoría gubernamental?

La Auditoría Gubernamental, como herramienta para la aplicación del control fiscal por parte de la Contraloría Departamental del Tolima, tiene fundamentalmente los siguientes propósitos:

  1. Evaluar la Gestión de las Entidades vigiladas: Evaluar la administración de los recursos públicos, mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la distribución del excedente que estas producen así como de los beneficiarios de su actividad.
  2. Promover el Mejoramiento Continuo de las Entidades vigiladas: Permitir que los resultados de la auditoría conlleven al mejoramiento del manejo de los recursos públicos, en aras que la entidad emprenda acciones correctivas, en procura de lograr niveles de eficiencia y eficacia.
  3. Promover la Transparencia y Adecuado uso de los Recursos: Evaluar si el manejo de los recursos públicos se efectúo de manera transparente y en procura de satisfacer las necesidades de la comunidad.
  4. Informar a la Comunidad y Vincularla al Control Fiscal: Dar a conocer a la comunidad los informes de auditoría con los resultados obtenidos y promover su vinculación al control fiscal.

19. ¿Cuáles modalidades de auditoría se aplican en la Contraloría Departamental?

La metodología aplicada por la Contraloría, contempla tres modalidades de auditoría, a saber:

Regular: Consiste en una evaluación integral de la entidad pública, que permite emitir un dictamen sobre los estados contables, así como el concepto sobre la gestión y los resultados, para realizar el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta rendida.

Especial: Cubre la evaluación de un área, proceso, política, programa, proyecto o asunto particular, que tiene una relevancia especial con el fin de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado. Incluye el seguimiento a los planes de mejoramiento suscrito por las entidades.

Exprés: Es un procedimiento mediante el cual se atienden situaciones coyunturales que por su importancia o solicitud ciudadana (como las denuncias) requieren atención oportuna.

20. ¿Cuál es el procedimiento para consultar u obtener copias de expedientes o documentos de la Contraloría Departamental?

Según lo establecido en el procedimiento PGE-03 Gestión de Archivo, en el numeral 3.3.11 Préstamos y copias: “Recibir solicitud por escrito (físico o vía mail), Diligenciar el Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Préstamo (Registro RGE-76 Prestamos Documentos Archivo Central), tomando firma de quien solicita; Para tramitar peticiones que se encuentren dentro de carpetas o expedientes según sea el caso se tramitará el préstamo para que se ordene por parte de la Dirección correspondiente al que pertenece el archivo, la expedición de copias, dictar autos o resolver peticiones conforme se encuentre reglamentado, o para dar cumplimiento de órdenes de autoridad competente”. En todos los casos se tendrán en cuenta las restricciones que por carácter de reserva presente cada expediente, informando al peticionario, de ser necesario, la fecha cuando termina la restricción por reserva.

21. ¿Cuándo estoy vinculado a un proceso de responsabilidad, sancionatorio, disciplinario o coactivo adelantado por la Contraloría departamental es posible delegar a un tercero para que se notifique o conozca el desarrollo del proceso?

Sí, pero el tercero debe ser debidamente autorizado mediante poder presentado por escrito al organismo de control, donde se aclare su representatividad o las actuaciones para las que estaría autorizado.

22. ¿Debo radicar los documentos dirigidos a la Contraloría únicamente de manera presencial?

No, también puede hacer uso de los envíos por empresa de mensajería o por los correos electrónicos oficiales de la entidad; tenga en cuenta realizar los envíos con suficiente antelación para que la información llegue en los horarios de la ventanilla única, la cual presta sus servicios de Lunes a Jueves de 7:30 am a 12 m y de 02:00 pm a 6:00 pm; Viernes de 7:00 am a 3:00 pm en Jornada continua. Fuera de estos horarios no se es posible registrar en el sistema la información.

23. ¿Se puede hacer un acuerdo de pago?

Si, siempre y cuando no haya firmado uno con anterioridad.

24. ¿A cuánto meses se puede diferir?

Máximo 36 meses.

25. ¿Qué se debe hacer para firmar el acuerdo de pago?

Traer la consignación que acredite el pago de la cuota inicial por un monto que sea superior a la primera cuota mensual.

26. ¿Si se hace un acuerdo de pago levantan la inhabilidad?

No, hasta tanto no se verifique el pago total de la obligación.

27. ¿Deseo cancelar la obligación que se debe hacer?

El Despacho procede a realizar la liquidación del crédito y suministra el número de cuenta al cual debe consignar el valor del fallo o multa.

28. ¿Al cuánto tiempo se levanta la inhabilidad del boletín de responsables fiscales?

Una vez se verifique el pago total de la obligación el despacho procederá a proferir auto de archivo y posteriormente a realizar los oficio de exclusión en el boletín de responsables fiscales los cuales son enviados a la Contraloría General del República, quienes procederán con la exclusión.

29. ¿Si pago hoy puedo ser exonerado de intereses?

No, el manual de cobro adoptado por la Contraloría Departamental del Tolima, no lo permite por disposición expresa de la Ley de 68 de 1923.