Según lo que se ha informado desde hace varios días, derivado del proceso de contratación de la infraestructura que soporta los servicios y aplicativos en línea de este Ente de Control, se realizó la suspensión temporal de todos los servicios y aplicativos en línea, de los cuales únicamente se encuentra pendiente de ser habilitado el aplicativo SICOF, mediante el cual se venía realizando el proceso de registro de rendición de la deuda pública.
Por ahora, la deuda pública no puede ser rendida mediante el SICOF por su indisponibilidad temporal, por lo cual, se ha habilitado un medio alternativo para que todos los sujetos vigilados de este Ente de Control puedan cumplir con la obligación de tal rendición, según lo indicado en la Circular No 008 del 5 de abril de 2024, debiendo tener en cuenta las siguientes indicaciones:
- Todas las entidades obligadas del departamento del Tolima deberán disponer de una cuenta de correo electrónico de Google (Gmail), sea individual o corporativa, la cual debe emplearse exclusivamente para asuntos propios de la entidad pública (cada sujeto vigilado), pues este Ente de Control la empleará para enviar comunicaciones oficiales, incluyendo las evidencias de la rendición que realicen.
- La cuenta de correo electrónico mencionada en el punto anterior debe incluir dentro de sus contactos (https://contacts.google.com/), las siguientes cuentas de correo electrónico:
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- Mediante esas cuentas de correo electrónico este Ente de Control estará enviando comunicaciones, ya sean automáticas de nuestros sistemas de información y aplicativos (las dos primeras cuentas relacionadas), así como comunicaciones relacionadas con actividades y procesos derivados del objeto misional de esta contraloría. No se debe enviar ningún mensaje a cuentas diferentes a la de Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. pero si les estarán llegando mensajes de cualquiera de las cuentas ya indicadas, por lo que es fundamental que todas se encuentren ingresadas como contactos y, además, que se esté revisando la bandeja de Spam (o correo no deseado) para verificar si ha llegado algún mensaje enviado desde esta contraloría, caso en el cual se le debe indicar al sistema de correo electrónico de Gmail que no es spam para evitar que sigan llegando a tal bandeja.
- Teniendo el correo electrónico mencionado en el punto 1, se debe ingresar al formulario de Rendición de Deuda Pública - Inicio (Refrendación, registro y seguimiento de la Deuda Pública), a través de cualquiera de las siguientes url:
- Se debe diligenciar completamente el formulario inicial de la rendición de la deuda pública, leyendo completamente toda la información y cada descripción que se encuentra en cada uno de los campos. En caso de no tener registros de deuda pública que reportar, se debe enviar la correspondiente certificación, a través del último campo del formulario y enviar el mismo, momento en el cual ya se considera rendida la deuda pública del periodo, recibiendo mediante correo electrónico una copia del formulario diligenciado y un correo electrónico con el Código de Rendición correspondiente al registro realizado, sin embargo, si se tienen novedades de deuda pública para reportar, no se considera realizada la rendición hasta que no se reporte cada una de tales novedades con sus correspondientes soportes, para lo cual, en el correo de confirmación con el Código de Rendición, al final del cuerpo del mensaje, se encuentra el enlace para acceder al formulario de registro de novedades o detalle de la deuda pública.
- Cuando haya reportado completamente cada una de las novedades de la deuda pública, al momento de diligenciar los detalles de la última novedad, al final del formulario, en el campo "Terminar Rendición", se debe seleccionar "Sí. No hay más detalles o registros individuales" para dar por terminado el proceso de rendición de la Deuda Pública, de lo contrario, se debe seleccionar "No. Porque hay más registros individuales por registrar" para proceder a realizar el registro de la siguiente novedad o detalle, empleando la misma url que ha llegado el correo electrónico, según lo indicado en el punto anterior, sin embargo, también podrá emplear el hipervínculo que aparece confirmando el envío de las respuestas del formulario, para enviar otra respuesta.
- Al terminar la rendición, unas horas después, una vez se haya procesado la información recibida, le será enviado un correo electrónico confirmando el registro de la rendición y sus detalles.
IMPORTANTE: En el formulario de "Rendición de Deuda Pública Detalle" o "Detalle de la Deuda Pública", el primer campo de cada novedad o detalle debe corresponder fielmente al "Código de Rendición" que se ha enviado al correo electrónico al diligenciar el primer formulario, sin omitir, agregar o modificar ninguno de los caracteres de tal código. No serán válidos los registros que no contengan tal código, de forma completa y exacta, por lo cual, se tendrán por no rendidos en caso de que el código no corresponda.
Nota: Tanto al diligenciar el primer formulario (Inicial) como el segundo formulario (Detalle), se debe tener abierto en la misma ventana del navegado el correo electrónico indicado en el punto 1, pues todos los registros que se realicen en tales formularios deberán quedar registrados con tal cuenta de correo electrónico (ese proceso de registro es automático), no siendo válidos los registros que no queden con tal cuenta, por lo tanto, se tendrán por no rendidos y se generará un incumplimiento a la rendición de la deuda pública del periodo.